Privacy

Privacyverklaring

Actuelegegevens.nl helpt organisaties hun relatiebestand actueel te houden. Daarvoor werken we met persoonsgegevens, en daar gaan we zorgvuldig mee om. In deze verklaring lees je welke gegevens we verwerken, waarom, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt.

Laatst bijgewerkt op 27 oktober 2026.

1. Wie wij zijn

Actuelegegevens.nl is een dienst van Jona zinvolle technologie, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 72450355. In deze verklaring noemen we dat “wij” of “ons”.

2. Onze twee rollen

Bij Actuelegegevens.nl spelen we twee verschillende rollen, afhankelijk van wiens gegevens het gaat.

• Verwerker voor organisaties. Een organisatie (bijvoorbeeld een vereniging, kerk, stichting of bedrijf) uploadt haar relatiebestand en nodigt haar relaties uit om hun gegevens te controleren. De organisatie bepaalt welke gegevens dat zijn en waarvoor ze worden gebruikt; zij is de verwerkingsverantwoordelijke. Wij verwerken die gegevens alleen in haar opdracht, volgens een verwerkersovereenkomst die bij elke import automatisch wordt vastgelegd.
• Verwerkingsverantwoordelijke voor onze eigen klanten en bezoekers. Voor de gegevens van mensen die een account bij ons hebben, die met ons contact opnemen of die deze website bezoeken, zijn wij zelf verantwoordelijk.

Heb je een uitnodiging gekregen om je gegevens te controleren? Dan heeft de organisatie die jou uitnodigde je gegevens met ons gedeeld. Lees dan vooral hoofdstuk 3.

3. Gegevens van relaties van organisaties

Welke gegevens

We verwerken de gegevens die de organisatie in haar bestand heeft staan en voor de campagne selecteert, zoals naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer en geboortedatum, plus wat jij daar zelf aan wijzigt of toevoegt. Daarnaast leggen we vast wanneer je een uitnodiging of herinnering kreeg, wanneer je de pagina opende en wat je hebt aangepast, zodat de organisatie de wijzigingen kan verwerken. Bestanden met wachtwoorden, pincodes of andere inloggegevens weigeren we bij het uploaden.

Waarvoor

• je per e-mail, brief, handgeschreven kaart of sms uitnodigen en zo nodig herinneren, met een persoonlijke link en code;
• je je eigen gegevens laten inzien, verbeteren, aanvullen of een opmerking laten achterlaten;
• adressen controleren tegen de openbare Basisregistratie Adressen en Gebouwen, zodat er minder tikfouten in het bestand komen;
• de organisatie een bijgewerkt bestand en een overzicht van de wijzigingen geven.

We gebruiken deze gegevens nooit voor eigen doeleinden, verkopen ze niet en sturen je geen reclame.

Hoe lang

Zodra de organisatie een campagne afsluit, begint de bewaartermijn te lopen. Die staat standaard op 12 maanden en kan de organisatie zelf korter of langer instellen. 30 dagen vooraf krijgt de organisatie een waarschuwing; daarna wissen we automatisch en volledig het geüploade bestand, alle relatiegegevens, de wijzigingen en de verzonden berichten. Brieven die wij voor de campagne hebben aangemaakt, verwijderen we al zodra de campagne is gesloten.

Je rechten als relatie

Je kunt je gegevens zelf inzien en verbeteren via de link in je uitnodiging. Op dezelfde pagina kun je ook vragen om je gegevens te laten verwijderen; dat verzoek gaat naar de organisatie. Voor andere vragen over je gegevens, of als je bezwaar hebt tegen het gebruik ervan, wend je je tot de organisatie: zij beslist erover. Neem je contact met ons op, dan sturen we je verzoek zo snel mogelijk door en helpen we de organisatie het af te handelen.

4. Gegevens van onze klanten en gebruikers

Werk je met Actuelegegevens.nl namens een organisatie, dan verwerken we:

• Accountgegevens: je naam, e-mailadres, wachtwoord (alleen versleuteld opgeslagen), je rol binnen de organisatie en, als je die gebruikt, je tweestapsverificatie. Nodig om je te laten inloggen en het account veilig te houden (uitvoering van de overeenkomst).
• Organisatiegegevens: naam, postadres, contactpersoon en huisstijl. Nodig voor de dienst, de verwerkersovereenkomst en de afzender van uitnodigingen (uitvoering van de overeenkomst).
• Betaal- en factuurgegevens: wat er is besteld en betaald en de status van de betaling. Betalen gaat via een betaalprovider; wij ontvangen geen volledige bank- of kaartgegevens. We bewaren deze gegevens zeven jaar, omdat de fiscale bewaarplicht dat vraagt (wettelijke verplichting).
• Activiteitenlog: welke gebruiker welke belangrijke handeling deed, zoals een import, het starten van een campagne of een export. Zo kan de organisatie terugzien wat er is gebeurd en kunnen we misbruik opsporen (gerechtvaardigd belang).
• Bewijs van de verwerkersovereenkomst: naam en e-mailadres van wie akkoord gaf en wanneer. Dit bewaren we zolang de organisatie bij ons bestaat, ook als de campagne al is gewist (wettelijke verplichting en gerechtvaardigd belang).

We mailen je over je account en, als iets iedereen aangaat, over de dienst. Daarnaast sturen we af en toe nieuws en updates over Actuelegegevens.nl (gerechtvaardigd belang). Daarvoor kun je je met één klik afmelden, onder elke nieuwsmail of bij je account. Welke mails we je stuurden, bewaren we 24 maanden.

Accountgegevens bewaren we zolang je account bestaat. Verwijder je je account of de organisatie, dan verwijderen we deze gegevens, behalve wat we wettelijk langer moeten bewaren.

5. Contact en websitebezoek

Mail je ons, dan gebruiken we je naam, e-mailadres en bericht om je te antwoorden. We bewaren die correspondentie zolang dat voor de afhandeling nodig is, en daarna niet langer dan twee jaar.

Bij elk bezoek aan de website verwerkt onze server technische gegevens zoals je IP-adres, het tijdstip en de opgevraagde pagina. Dat is nodig om de website te laten werken en te beveiligen, bijvoorbeeld om te veel inlogpogingen tegen te houden. Deze gegevens bewaren we kort en gebruiken we niet om een profiel van je te maken.

Bezoekersstatistieken

We tellen hoeveel mensen de website bezoeken, welke pagina's zij bekijken en van welke site zij komen. Dat doen we zelf, zonder cookies en zonder een externe dienst. Om binnen één dag dezelfde bezoeker niet dubbel te tellen, maakt onze server van je IP-adres en je browser een code die na die dag niets meer zegt; het IP-adres en de browser zelf bewaren we niet. Na negentig dagen blijven alleen totalen per dag over. Stuurt je browser het signaal Global Privacy Control of Do Not Track mee, dan tellen we je bezoek niet.

Chat op de website

Stel je een vraag in de chat op de website, dan bewaren we je vraag, ons antwoord, de pagina waar je de chat opende en, alleen als je dat zelf invult, je e-mailadres. Je browser bewaart een willekeurige code, zodat je gesprek er nog staat als je terugkomt; die code zegt niets over wie je bent en is geen cookie. Je vraag bereikt ons via een zakelijke berichtendienst. We gebruiken de chat alleen om je vraag te beantwoorden en mailen je alleen als je daar zelf om vraagt. Negentig dagen na het laatste bericht verwijderen we het gesprek. Deel in de chat geen gegevens van je relaties.

Chat in de app

Stel je als gebruiker een vraag in de chat in de app, dan bewaren we je vraag, ons antwoord en waar je was toen je de vraag stelde: de organisatie, de campagne en de pagina. Zo hoef je dat niet uit te leggen. Het gesprek hoort bij je account, zodat je het op elk apparaat terugziet. Zie je een antwoord niet binnen tien minuten, dan mailen we het naar het adres van je account. Je kan het gesprek zelf verwijderen; anders verwijderen we het twaalf maanden na het laatste bericht. Een kopie van het gesprek staat ook bij de berichtendienst waarmee we antwoorden, en blijft daar na verwijderen staan. Deel in de chat geen gegevens van je relaties.

Cookies

We gebruiken alleen functionele cookies: om je ingelogd te houden, om te onthouden met welke organisatie je werkt en om een relatie toegang te geven tot de eigen gegevens. We gebruiken geen cookies voor statistieken, advertenties of tracking, en plaatsen geen cookies van derden. Daarom vragen we je ook niet om toestemming.

6. Met wie we gegevens delen

We delen gegevens alleen als dat nodig is om de dienst te leveren. Daarvoor werken we met een klein aantal zorgvuldig gekozen leveranciers, die als subverwerker optreden:

• een hostingpartij die de applicatie, de database en de bestanden versleuteld opslaat op servers in de Europese Unie;
• een e-maildienst die uitnodigingen, herinneringen en servicemails verstuurt;
• een sms-dienst, als een organisatie haar relaties per sms uitnodigt;
• een print- en postpartner die brieven drukt en verstuurt, en een partner die handgeschreven kaarten schrijft en verstuurt;
• een betaalprovider die de betalingen via iDEAL afhandelt;
• een berichtendienst waarmee vragen uit de chat op de website ons bereiken.

Met elke leverancier hebben we afspraken over vertrouwelijkheid en beveiliging. Zij mogen de gegevens alleen gebruiken voor de opdracht die wij ze geven. We streven ernaar dat alle gegevens binnen de Europese Economische Ruimte blijven. Komt een leverancier (ook) buiten de EER, dan geven we alleen gegevens door met passende waarborgen, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Een organisatie die een overzicht van de subverwerkers wil, kan dat bij ons opvragen.

Verder geven we gegevens alleen aan anderen als de wet ons daartoe verplicht, bijvoorbeeld op bevel van een rechter.

7. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen. Daaronder vallen:

• versleutelde verbindingen en versleutelde opslag van gegevens en geüploade bestanden;
• strikte scheiding tussen organisaties, afgedwongen in de database zelf;
• tweestapsverificatie voor eigenaren en beheerders van een organisatie;
• persoonlijke links en codes voor relaties, zodat ieder alleen de eigen gegevens ziet;
• een automatische controle bij het uploaden op gegevens die niet thuishoren in een relatiebestand;
• logboeken zonder namen, adressen of codes.

Gaat er toch iets mis met persoonsgegevens, dan melden we dat volgens de wet aan de Autoriteit Persoonsgegevens en, als het om gegevens van een organisatie gaat, direct aan die organisatie.

8. Je rechten

Voor de gegevens waarvoor wij verantwoordelijk zijn (hoofdstuk 4 en 5) heb je het recht om je gegevens in te zien, te laten verbeteren of verwijderen, de verwerking te laten beperken, bezwaar te maken en je gegevens in een gangbaar bestandsformaat te ontvangen. Mail je verzoek naar vraag@actuelegegevens.nl. We reageren binnen een maand en kunnen je vragen je identiteit aan te tonen, zodat we gegevens niet aan de verkeerde persoon geven.

We nemen geen besluiten over je die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten.

9. Een klacht indienen

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan? Laat het ons weten, dan zoeken we samen naar een oplossing. Je hebt daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

10. Wijzigingen

Als de dienst verandert, passen we deze verklaring aan. De datum bovenaan laat zien wanneer dat voor het laatst is gebeurd. Bij belangrijke wijzigingen informeren we organisaties die de dienst gebruiken vooraf.