Donate4all is een online CRM van Hagru, dezelfde leverancier als ScipioOnline. Je houdt er donateurs, leden en andere relaties in bij, met hun giften, toezeggingen en contactmomenten. Je kunt er selecties in maken, bijvoorbeeld voor een persoonlijke brief of e-mail. Zo'n selectie is ook het begin van een controleronde.
Anders dan bij de meeste pakketten in deze kennisbank staat er geen openbare handleiding van Donate4all over exporteren. Dit artikel noemt daarom geen menupaden. Het beschrijft wat je nodig hebt, zodat je de export met de helpdesk van Hagru snel goed hebt. Wat er openbaar over Donate4all staat, komt van de pagina van Hagru over Donate4all.
Stap 1: maak een selectie
Kies de relaties die je wilt laten controleren. Bij een goed doel zijn dat vaak:
- donateurs die het afgelopen jaar of de afgelopen twee jaar hebben gegeven,
- donateurs met een lopende toezegging of machtiging,
- leden of vrijwilligers, als je die ook in Donate4all bijhoudt.
Mensen die al jaren niets meer hebben gegeven, kun je apart houden. Voor hen is een controleronde ook een goed moment om te vragen of ze nog betrokken willen blijven.
Stap 2: kies de kolommen
Zet in het bestand:
- het relatienummer,
- de naam en de aanhef,
- het adres, de postcode en de plaats,
- het e-mailadres en het telefoonnummer.
Giften, toezeggingen en bankgegevens heb je voor een controleronde niet nodig. Laat die weg.
Stap 3: exporteer naar Excel of csv
Zet de selectie in een Excel- of csv-bestand. Vind je de export niet, of zie je hem alleen als pdf of afdruk, vraag dan de helpdesk van Hagru hoe je de selectie als Excel-bestand krijgt. Voor een controleronde heb je het Excel-bestand nodig.
Let op de privacy
Een export uit Donate4all bevat persoonsgegevens, en bij een goed doel zegt alleen al het feit dat iemand donateur is iets over die persoon. Bewaar het bestand op een beveiligde plek, deel het niet als bijlage en verwijder het als je klaar bent. Lees ook de gids over de AVG.
Daarna
Het bestand kun je in Actuelegegevens.nl importeren zoals het is. Aan het eind krijg je het terug met de correcties erin. Wat je daarmee in Donate4all doet, lees je in je bijgewerkte relatiebestand verwerken in Donate4all.
Zo doe je dit met Actuelegegevens.nlEen formulier dat zichzelf bouwt uit de kolommen van je eigen Excel- of CSV-bestand, met keuzelijsten, voorwaarden en stappen.
Over formulierbouwerVeelgestelde vragen
Waarom het relatienummer?
Daarmee vind je elke relatie in Donate4all terug als je de correcties verwerkt. Naam en e-mailadres zijn daar niet geschikt voor, want juist die kunnen in de controle veranderen.
Waarom staan er geen menustappen in dit artikel?
Hagru publiceert geen openbare handleiding voor de export uit Donate4all. Liever geen menupad dan een verkeerd menupad. Werkt het bij jou, en wil je de stappen delen? Laat het ons weten.
Werkt het net als in ScipioOnline?
Donate4all komt van dezelfde leverancier, maar we weten niet zeker of de schermen hetzelfde zijn. Lees voor de vergelijking je ledenbestand exporteren uit ScipioOnline, en vraag het bij twijfel na bij Hagru.