Je bijgewerkte ledenbestand verwerken in kerkSPOT

Je hebt je leden laten controleren, en nu wil je de correcties in kerkSPOT. Er staat geen openbare handleiding van kerkSPOT over een import waarmee je de gegevens van bestaande leden in één keer bijwerkt. Ga er daarom van uit dat je de correcties per lid verwerkt, tenzij de helpdesk van kerkSPOT je iets anders vertelt. Dit artikel noemt geen menupaden, omdat die niet openbaar beschreven zijn.

Stap 1: maak een Wijzigingenrapport

Maak in Actuelegegevens.nl een export Wijzigingenrapport. Daarin staat elke wijziging op een eigen regel: welk lid, welk veld, de oude waarde en de nieuwe. Sorteer het op lidnummer of gezinsnummer, zodat je de wijzigingen van één gezin achter elkaar hebt.

Stap 2: verwerk de wijzigingen per lid

1. Zoek het lid op in de ledenadministratie van kerkSPOT.
2. Pas het e-mailadres of het telefoonnummer aan bij de persoon.
3. Pas een nieuw adres aan bij het gezin, zodat het voor alle gezinsleden tegelijk verandert.
4. Sla op en ga door naar het volgende lid.

Na een controleronde heeft meestal maar een deel van je leden een wijziging, dus dat is vaak minder werk dan het lijkt.

Werkt je gemeente ook met een landelijke registratie?

Is je kerkgenootschap aangesloten op een landelijke ledenregistratie, zoals LRP bij de Protestantse Kerk, dan kan een adres of verhuizing daar vandaan komen. Vraag dan na of kerkSPOT gekoppeld is, en waar je een adresfout doorgeeft. Een correctie die je alleen in kerkSPOT doet, kan anders bij een volgende koppeling weer worden overschreven.

Nieuwe en vertrokken leden

• Rijen met een naam in Toegevoegd door zijn nieuwe relaties, bijvoorbeeld een gezinslid dat nog niet bekend was. Voeg ze toe volgens de werkwijze van je gemeente.
• Een Ja in Vertrokken gemeld betekent niet vanzelf een uitschrijving. Neem contact op met het lid, en verwerk een uitschrijving of verhuizing volgens de afspraken van je gemeente.

Hoe je het bestand uit kerkSPOT haalt, lees je in je ledenbestand exporteren uit kerkSPOT.