Je bijgewerkte ledenbestand verwerken in Membro

Je hebt je leden laten controleren, en nu wil je de correcties in Membro. Membro heeft een upload waarmee je een Excel- of csv-bestand met leden inleest. Of die upload bestaande leden uit een eigen bestand bijwerkt, en op welk veld Membro een lid dan herkent, staat niet in de openbare uitleg. Daarom beschrijft dit artikel twee manieren: de upload, als Membro bevestigt dat die werkt voor jouw bestand, en het verwerken per lid.

Dit artikel volgt de uitleg van Membro over leden importeren vanuit Sportlink en leden vergelijken met Sportlink. De schermen kunnen per versie verschillen.

Wat de upload doet

In Membro ga je naar Ledenbeheer en dan Upload. Je kiest het bestandstype en een modus:

Welke bestandstypes er verder in de lijst staan, en of Update ook werkt voor een eigen Excel-bestand, kan per versie verschillen. Vraag het bij twijfel na bij Membro.

Manier 1: met de upload, na een proef

Gebruik deze manier alleen als Membro bevestigt dat een eigen bestand bestaande leden bijwerkt op het registratienummer.

1. Maak in Actuelegegevens.nl een export Met statuskolommen, met bij Welke relaties? de keuze Met wijzigingen.
2. Verwijder de kolommen vanaf Status, en de kolommen die je niet wilt bijwerken.
3. Zorg dat het registratienummer erin staat, precies zoals in Membro. Excel haalt soms voorloopnullen weg: zet die kolom op tekst.
4. Maak eerst een bestand met twee of drie leden, en lees dat in.
5. Kijk bij die leden of de juiste velden zijn bijgewerkt, en of er geen nieuwe leden zijn bijgekomen.
6. Klopt het, lees dan de rest in.

Kijk ook wat een lege cel doet. Wist die het bestaande gegeven, haal dan de kolommen weg waarin niets veranderd is.

Manier 2: per lid, met het Wijzigingenrapport

1. Maak in Actuelegegevens.nl een export Wijzigingenrapport. Daarin staat elke wijziging op een eigen regel: welk lid, welk veld, de oude waarde en de nieuwe.
2. Sorteer op registratienummer, zodat je de wijzigingen van één lid achter elkaar hebt.
3. Zoek het lid op in Ledenbeheer, open het en pas de gegevens aan.
4. Sla op en ga door naar het volgende lid.

Na een controleronde heeft meestal maar een deel van je leden een wijziging, dus dat is vaak minder werk dan het lijkt.

Nieuwe en vertrokken leden

• Rijen met een naam in Toegevoegd door zijn nieuwe relaties, bijvoorbeeld een gezinslid dat nog niet bekend was. Die hebben nog geen registratienummer. Voeg ze toe zoals je dat in Membro gewend bent.
• Een Ja in Vertrokken gemeld verwerk je met de hand, volgens de regels van je vereniging. Verwijder geen leden met een import: aan een lid kunnen contributie en betalingen hangen die je nog nodig hebt.

Hoe je het bestand uit Membro haalt, lees je in je ledenbestand exporteren uit Membro.