Je bijgewerkte relatiebestand verwerken in Donate4all

Je hebt je donateurs en andere relaties laten controleren, en nu wil je de correcties in Donate4all. Er staat geen openbare handleiding van Hagru over een import waarmee je de gegevens van bestaande relaties in één keer bijwerkt. Ga er daarom van uit dat je de correcties per relatie verwerkt, tenzij de helpdesk van Hagru je iets anders vertelt. Dit artikel noemt geen menupaden, omdat die niet openbaar beschreven zijn.

Stap 1: maak een Wijzigingenrapport

Maak in Actuelegegevens.nl een export Wijzigingenrapport. Daarin staat elke wijziging op een eigen regel: welke relatie, welk veld, de oude waarde en de nieuwe. Sorteer het op relatienummer, zodat je de wijzigingen van één relatie achter elkaar hebt.

Stap 2: verwerk de wijzigingen per relatie

1. Zoek de relatie op in Donate4all, op relatienummer.
2. Pas het adres, het e-mailadres of het telefoonnummer aan met de nieuwe waarden uit het rapport.
3. Sla op en ga door naar de volgende relatie.

Na een controleronde heeft meestal maar een deel van je relaties een wijziging, dus dat is vaak minder werk dan het lijkt.

Een nieuw adres en de jaaropgave

Klopt het adres van een donateur weer, dan komen bedankbrieven en de jaaropgave voor de belastingaangifte weer goed aan. Verwerk adreswijzigingen daarom het eerst, zeker als het einde van het jaar in zicht is.

Nieuwe en vertrokken relaties

• Rijen met een naam in Toegevoegd door zijn nieuwe relaties, bijvoorbeeld een partner die ook donateur wil worden. Die hebben nog geen relatienummer. Voeg ze toe zoals je dat in Donate4all gewend bent.
• Een Ja in Vertrokken gemeld verwerk je met de hand. Stop een lopende toezegging of machtiging als dat de bedoeling is, maar verwijder de relatie niet: de giften heb je nog nodig voor je administratie.

Hoe je het bestand uit Donate4all haalt, lees je in je relatiebestand exporteren uit Donate4all.