kerkSPOT is een pakket voor kerken met een website, een kerk-app en een online ledenadministratie. De ledenadministratie hoort bij de module Management, waarvoor je ook kerkSPOT WEB nodig hebt. Je leden staan er per persoon en per gezin, en je kunt ze indelen in groepen en tags geven om op te filteren.
Anders dan bij de meeste pakketten in deze kennisbank staat er geen openbare handleiding van kerkSPOT over het exporteren van de ledenadministratie. Dit artikel noemt daarom geen menupaden. Het beschrijft wat je nodig hebt, zodat je de export samen met je beheerder of de helpdesk snel goed hebt. Wat er wel openbaar over kerkSPOT staat, komt van de pagina over kerkSPOT Management.
Niet de ledenlijst uit de app
In kerkSPOT kunnen leden elkaar opzoeken, en in sommige gemeenten zo'n lijst ook naar Excel zetten. Gebruik die lijst niet voor een controleronde. Elk lid bepaalt per gegeven wie het mag zien: alleen zichzelf, de groepsleden of alle leden. In de ledenlijst ontbreken dus juist gegevens van mensen die ze afgeschermd hebben. Je hebt een export uit de ledenadministratie zelf nodig, door iemand met beheerrechten.
Wat je laat exporteren
Vraag je beheerder om een Excel- of csv-bestand met:
- een vast nummer van elk lid, zoals het lidnummer of de code die kerkSPOT gebruikt, en eventueel het nummer van het gezin,
- de naam,
- het adres, de postcode en de plaats,
- het e-mailadres en het telefoonnummer,
- eventueel gegevens die je gemeente zelf bijhoudt, zoals een wijk of groep.
Kies alleen de leden die je wilt laten controleren, bijvoorbeeld alle leden van achttien jaar en ouder. Werk je met groepen of tags, dan kan een filter daarop helpen.
Per persoon of per huishouden
| Manier | Geschikt voor |
|---|---|
| Per persoon | E-mailadres en mobiel nummer, die bij één persoon horen |
| Per huishouden | Het adres en het vaste telefoonnummer, die het hele gezin delen |
In kerkSPOT hoort het adres bij het gezin. Laat je per huishouden controleren, dan klopt dat met hoe kerkSPOT het opslaat. Lees ook huishoudens of personen registreren.
Let op de privacy
Een export uit een kerkelijke ledenadministratie bevat persoonsgegevens, en de kerkelijke gezindte is een bijzonder persoonsgegeven. Bewaar het bestand op een beveiligde plek, deel het niet als bijlage en verwijder het als je klaar bent. Lees ook de gids over de AVG en bijzondere persoonsgegevens.
Daarna
Het bestand kun je in Actuelegegevens.nl importeren zoals het is. Aan het eind krijg je het terug met de correcties erin. Wat je daarmee in kerkSPOT doet, lees je in je bijgewerkte ledenbestand verwerken in kerkSPOT.
Zo doe je dit met Actuelegegevens.nlEen formulier dat zichzelf bouwt uit de kolommen van je eigen Excel- of CSV-bestand, met keuzelijsten, voorwaarden en stappen.
Over formulierbouwerVeelgestelde vragen
Ik ben geen beheerder. Wat nu?
Vraag de ledenadministrateur of de beheerder van kerkSPOT in je gemeente om de export. Stuur dit artikel mee, dan weten ze welke kolommen je nodig hebt.
Waarom staan er geen menustappen in dit artikel?
kerkSPOT publiceert geen openbare handleiding voor de export, en de mogelijkheden hangen af van de modules en rechten van je gemeente. Liever geen menupad dan een verkeerd menupad. Werkt het bij jou, en wil je de stappen delen? Laat het ons weten.
Kunnen leden hun gegevens niet gewoon zelf bijwerken in kerkSPOT?
Dat kan vaak wel, als je gemeente dat aanzet. Maar de meeste leden doen het pas als je ze er persoonlijk om vraagt. Een controleronde zorgt dat iedereen een keer kijkt.